KVKK Çalışan Adayı Aydınlatma Metni

TORA PETROL ÜRÜNLERİ MÜHENDİSLİĞİ ELEKTRİK VE ELEKTRONİK SAN.TİC.A.Ş.

İŞE ALIM SÜRECİNDE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 AÇIK RIZA VE AYDINLATMA METNİ

 Giriş

Tora Petrol Ürünleri Mühendisliği Elektrik ve Elektronik San.Tic.A.Ş. (“TORA”) olarak İş Başvurusunda bulunan, Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ve  veri sahiplerine ait kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesinin, verisi işlenen ve kayıt altına alınan ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmelerinin sağlanması amacıyla hazırlanmıştır. Şirketimiz ile paylaşılmış olan tüm kişisel veriler hukuka uygun bir şekilde, faaliyet ve hizmet amaçlarımız ile bağlantılı ve ölçülü olarak işlenebilecektir.

  1. Tanımlar

Kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri ve veri işleme kavramları KVKK’da yapılan tanımlara istinaden kullanılmıştır. KVKK’da geçen “kişisel veri” kavramı kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi; “kişisel verilerin işlenmesi” kavramı ise, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi /bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

3.Politikalar

İş İlanı Verme ve Başvuru Süreçlerinde İzlenmesi Gereken Adımlar

İlan Veren Şirket Bilgilerinin Belirtilmesi;

 TORA, açık pozisyonlar için işe alım sürecini iş ilanıyla (internet sitesi, gazete ilanı, istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla veya benzeri yöntemlerle) başlatabilir veya kendilerine iletilen özgeçmişleri değerlendirebilirler. TORA adayların kişisel verilerini hukuka uygun bir şekilde işlemeye ve bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirmeye özen gösterir. Bu kapsamda her bir iş ilanında veya başvuru formunda ilgili TORA nın unvanı ve iletişim bilgileri açıkça belirtilir. istihdam veya danışmanlık şirketi aracılığıyla işe alım sürecini başlatma durumunda, istihdam veya danışmanlık şirketi tarafından toplanan kişisel verilerin nasıl kullanılacağının ve paylaşacağının belirtilmiş olmasını sağlamaya yönelik önlemleri alır.

Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumlu Olması;

TORA, kişisel veri sahibini bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için toplanan kişisel verilerin hangi amaçla toplandığı hususunda adayları bilgilendirir. Toplanan kişisel verilerin, aday tarafından başvurulan pozisyon dışında, başka bir pozisyon veya amaç için kullanılması veya paylaşılması öngörülüyorsa, bu kullanım ve paylaşım amaçları açıkça belirtilir. İşe alım sürecinde kişisel verilerin toplanması için yöneltilen sorular ile kişisel veri toplamak amacıyla hazırlanan formlar her açık pozisyon türüne göre değerlendirilir ve gereksiz kişisel veri toplanmasının önüne geçecek önlemler alınır. Adayın başvurduğu işin niteliğine göre daha kapsamlı kişisel veri işlenmesi gerekli olabilir. Ancak, söz konusu kişisel veriler işin niteliğine uygun olmalıdır. İşin niteliğine göre talep edilen kişisel veriler sadece ilgili pozisyon için geçerlidir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ;

Çalışan adayların ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı ve ceza mahkumiyeti ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir. TORA tarafından, kanuni zorunluluk veya işin niteliği gereği olanlar hariç, işe alım kararı vermek amacıyla özel nitelikli kişisel veriler baz alınarak ayrımcılık yapılamaz veya bu amaçlarla işe alım sürecinde özel nitelikli kişisel veriler işlenemez. İşin niteliği veya kanuni zorunluluk nedeniyle özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekiyorsa, ancak bu kapsama uygun düşen özel nitelikli kişisel veriler, mümkün olduğunca sınırlı olarak işlenebilir. Böyle bir durumda, işlenecek özel nitelikli kişisel verileri talep etme nedeni ve kullanım amacı adaya iletilir. Talep edilmesi gereken özel nitelikli kişisel veriler, adaydan ilerleyen aşamalarda toplanabilir nitelikte ise, bu veriler işe alım sürecinin ilk aşamasında istenemez.

Mülakat Sırasında İzlenmesi Gereken Adımlar;

 TORA adaylar ile video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat gerçekleştirebilir. TORA mülakatı gerçekleştiren çalışanlarını, mülakat sırasında toplanan kişisel verilerin nasıl kayıt altına alınacağı ve muhafaza edileceği hakkında bilgilendirir. Görüşmeyi yapan ilgili kişilerin mülakat sırasında kayıt altına aldıkları kişisel veriler hakkında, ilgili aday, kişisel verilerine ilişkin kanuni haklarını kullanmayı talep ederse; bu talep TORA tarafından en geç 30 gün içerisinde cevaplandırılır. TORA görüşmeyi gerçekleştirecek olan çalışanlarını bu konu hakkında bilgilendirir.

TORA aday tarafından ileri sürülebilecek kanuni hak kullanım taleplerinin kullanılması için gerekli önlemleri alır.

İşe Alım Öncesi Yapılan Araştırmalarda veya Kontrollerde İzlenmesi Gereken Adımlar;

 Adayların Sağladığı Kişisel Verilerin Doğruluğunun Kontrolü ve Ek Araştırma Yapılması İşe alım sürecinde adayların ilettiği kişisel verilerin doğruluğu TORA tarafından başka kaynaklardan teyit edilebilir. Kontrol sadece aday tarafından iletilen kişisel verilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılır. Ayrıca kontrol sonucu elde edilen bilgi ile iletilen kişisel veri arasında tutarsızlık olması durumunda, adaya durumu açıklama olanağı tanınır. Ayrıca, bazı özel durumlarda TORA tarafından aktif bir şekilde aday hakkında ek bilgilerin elde edilmesine ilişkin araştırma yapılabilir. Ancak, bu bilgileri adaydan istenmesine özen gösterilir.

 Aday hakkında araştırma yapılırken aşağıdaki konulara özen gösterilmelidir.

  • Kullanılan yöntemler hukuka uygun olmalıdır.
  • Araştırılması gereken kişisel verilerin toplanamaması durumunda, TORA veya müşterileri ve/veya iş ortakları açısından risk oluşturması söz konusu olmalıdır.
  • Gerçek amaca ulaşmak için daha makul bir yol/çözüm bulunmamalıdır.

TORA, hangi pozisyonlar için ek araştırma yapılması gerektiğini yukarıdaki koşullar ışığında önceden belirlemeye özen gösterir. TORA iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı bilgilendirme notunda, adaylara ilişkin araştırma yapılacağı, araştırmanın kapsamı ve araştırma için kullanılacak olan kaynak çeşitleri hususlarına mümkün olduğunca yer vermeye çalışır. Araştırma sırasında ilgili kaynaklardan bilgi alınabilmesi için adayın hangi kişisel verilerinin paylaşılacağı hakkında da adaya bilgi verilir.

Adayların Kişisel Verilerinin Saklanması ve Güvenliği:

Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği İşe alım sürecinde TORA çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin gösterdiği özeni aynı şekilde işe başvuran adaylara da gösterir. Bu kapsamda özellikle aşağıdaki önlemler alınır:

  • Başvurular dijital ortamda iletiliyor ise, TORA ‘nın güvenli bir sistem kurması gerekir. Elektronik ortamda iletilen başvurular sadece işe alım sürecinden sorumlu olan kişiler tarafından erişilebilen dizin veya sistemlere kaydedilir.
  • Başvurular posta veya faks aracılığıyla iletiliyor ise, insan kaynaklarından sorumlu yetkili kişiye başvuruların iletilmesi sağlanır. Elde edilen fiziki belgelerin güvenliği sağlanır. TORA adayların kişisel verilerine erişimi, işe alım süreçlerini yürütmekle görevli olan kişilerle sınırlar. Söz konusu kişiler, adaylara ait kişisel verilerin işlenmesi ile alınacak güvenlik önlemleri hakkında düzenli aralıklarla bilgilendirilir.

İşe Alım Sürecine ilişkin Kişisel Verilerin Saklanma Süresi:

 TORA,  işe alım sürecine ilişkin kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek adına her türlü teknik, idari ve hukuki tedbiri alır. işe alım sürecine ilişkin adayın kişisel verilerini, bu verilerin işlenme amaçlarına uygun olan bir süre boyunca saklar. İş hukuku ve diğer ilgili düzenlemelere uyumlu olarak, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda, kişisel veriler, TORA tarafından veya adayın talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Geçerli bir sebep olmadığı takdirde (muhtemel uyuşmazlıkların çözümü gibi), TORA, ilgili kişisel verileri işe alım sürecinden dolayı doğabilecek taleplerin zamanaşımı süresi bitiminden sonra muhafaza etmez. İlgili zamanaşımı süresinin bitiminden itibaren adayın kişisel verileri anonimleştirilerek saklanmaya devam edilebilir. İşe alım sürecinde adayın durumu hakkında araştırma yapılmış veya herhangi bir şekilde üçüncü kişilerden veri temin edilmiş ise, üçüncü kişilerden elde edilen bilgiler en kısa sürede silinir. TORA araştırma yapılıp yapılmadığını, araştırmanın sonucunu ve adayın işe alınıp alınmadığını belirterek araştırmanın sonuçlarını saklayabilir.

İşe Alınan Adayların Çalışan Kayıtlarına Aktarılması Gereken Kişisel Verileri

TORA, açık pozisyona kabul edilen başarılı adayların özlük dosyalarına, adaylık süreci boyunca elde edilen kişisel verilerden hangi verilerin aktarılacağını özenle belirler. İş ilişkisi ve özlük dosyasının kapsamı gereği gerekli olmayan kişisel veriler yeni çalışanın özlük dosyasına aktarılmaz.

Başvurusu Kabul Edilmeyen Adayların Kişisel Verileri

TORA,  başarıyla sonuçlanmayan başvuruları ileride açılabilecek pozisyonlar için değerlendirmek isterlerse, kayıtlarda adayların kişisel verilerini tutabilirler. Bu amaçla kişisel veri tutulacaksa; iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı belgelerde adayları bu konuda bilgilendirmeleri ve talep etmeleri durumunda bilgilerin kayıtlardan silinebileceğini belirtmeleri gerekmektedir. 

  1. Kişisel Verilerin İşlenmesi İlkeleri

KVKK 4. maddesi uyarınca veri sahibine ait kişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü; ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme kurallarına uygun bir şekilde, veri sorumlusu Şirket tarafından aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenecektir.

  1. Kişisel Verilerin İşlenmesi Amaçları

Kişisel verileriniz;

  • Etkin bir şekilde size ulaşmak ve işe alım süreçlerinizde yardımcı olmak;
  • işe alım süreçlerinizi planlamak;
  • En doğru adayı belirlemek ve zamandan kazanmak;
  • Sizden gelen talepleri karşılamak ve işe alım süreçlerinizi hızlandırmak;
  • Ulaşılabilir bir insan kaynağı oluşturmak;
  • Talebiniz veya şikayetleriniz konusunda bilgi sahibi olmak, ve çözüm üretmek;
  • Başvurularınıza en kısa zamanda cevap vermek amacı ile SMS, e-posta ve telefon kullanmak;
  • Özgeçmişinize alınan notların yöneticilerimizin sizi daha iyi tanıyabilmesi ve anlayabilmesi için yöneticilerimizle paylaşılması;
  • Alınacak pozisyona ne kadar yakın olduğunuzun doğrulanması ve ileriye dönük teyit için özgeçmiş bilgilerinizin kaydedilmesi;
  • Kanunların gerekliliklerini yerine getirmek için;
  • İleride Şirket ile aday arasında çıkabilecek uyuşmazlıkların çözümlenmesi;
  • Şirket’in hukuki zeminde kendisine tanınan haklarını kullanması veya koruması;

amaçlarıyla, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak kayıt altına alınacak ve işlenecektir.

  1. Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Şirketimiz, kişisel verilerin aktarılması konusunda, KVKK’da öngörülen düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmektedir. Mevzuatta yer alan istisnai haller saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ve özel nitelikli veriler, Veri Sahibi’nin açık rızası olmadan, tarafımızca diğer gerçek veya tüzel kişilere aktarılmamaktadır. KVKK ve sair mevzuatın öngördüğü istisnai hallerde ise kişisel verilerin yetkili kılınan idari veya adli kurum veya özel kuruluşlara aktarılması esnasında mevzuatta öngörülen şekil ve sınırlamalara uygun davranılmasına azami özen gösterilmektedir.

Kişisel verileriniz,

  • Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere;
  • Adayların şikayetlerinin çözümlenmesi, aday taleplerinin karşılanması ve aday ile iletişimin sağlanması amaçlarıyla hizmet aldığımız çağrı merkezlerine;
  • Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla ilgili yargı makamlarına;
  • Birleşme, bölünme, devralma gibi durumlarda bahsi geçen durumlar sonucu ortaya çıkan şirket/şirketlere veya Şirket ile aynı sektörde faaliyet gösteren grup şirketlerine, iş ortaklarımıza,
  • Hissedarlarımıza, yurtiçi ve yurtdışı iş ortaklarımıza, grup şirketlerimize, iştiraklerimize, işbirliği içinde bulunduğumuz şirket ve kurumlara, akdi veya kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla dışarıdan hizmet aldığı şirketlere(güvenlik, sağlık, iş güvenliği, hukuk vb. konularda), yetkili kurum ve kuruluşlara

ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslar çerçevesinde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri aktarma şartları ve amaçlarına uygun olarak aktarılabilecektir.

  1. Kişisel Verilerin/Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebep

Kişisel verileriniz, otomatik yöntemlerle veya otomatik olmayan yöntemler ile; Şirket’e ait internet adreslerinde yer alan iletişim formları vasıtasıyla ve sitemizi ziyaret eden kişilerin IP adreslerinin kaydedilmesi suretiyle elde edilmektedir.

Söz konusu kişisel verilerinizin Şirket tarafından işlenmesindeki hukuki sebepler; Veri sahibinin Açık Rıza metninde, KVKK’nin 5.maddesinin birinci fıkrası uyarınca vermiş olduğu rıza ile KVKK’nın 5.maddesinin ikinci fıkrasının ç,e ve f bentlerinde belirtilen açık rızanın istisnası olan hallerdir. Kişisel verileriniz belirtilen hukuki sebeplerle yürürlükte olan her türlü mevzuata uygun şekilde ve işbu Aydınlatma Metninin 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaçlarla Şirketimiz tarafından toplanmaktadır.

  1. Veri Sahibinin md.11’de Belirtilen Hakları

Veri sahipleri, veri sorumlusu olarak hareket eden Şirkete kvkk@tora.com.tr e-posta adresine, veya merkez adresimiz olan, 15 Temmuz Mah. 1468 Sok. No:5 Güneşli-Bağcılar/İSTANBUL adresini başvurarak kendisiyle ilgili; kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verisinin işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişiler hakkında bilgilendirilme; kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme; 6698 sayılı KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep etme; KVKK’nın 11. maddesinin (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme; kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Ayrıntılı bilgiye www.torapetrol.com adresinden ulaşabilir.