KVKK Çalışan Aydınlatma Metni

TORA PETROL ÜRÜNLERİ MÜHENDİSLİĞİ ELEKTRİK VE ELEKTRONİK SAN.TİC.A.Ş.

ÇALIŞANLARIN KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 AÇIK RIZA VE AYDINLATMA METNİ

 Giriş

Tora Petrol Ürünleri Mühendisliği Elektrik ve Elektronik San.Tic.A.Ş. (“Şirket”) olarak Çalışan, şirket ile ilişkili tüm şahıslara ve  veri sahiplerine ait kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesinin, verisi işlenen ve kayıt altına alınan ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmelerinin sağlanması amacıyla hazırlanmıştır. Şirketimiz ile paylaşılmış olan tüm kişisel veriler hukuka uygun bir şekilde, faaliyet ve hizmet amaçlarımız ile bağlantılı ve ölçülü olarak işlenebilecektir.

Tarafımızca, işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

Kimlik Verisi:     Ad, soyadı, kimlik bilgileri (adı, soyadı, TCKN, baba adı, ana adı, doğum yeri, doğum tarihi, medeni hali, kayıtlı olduğu il-ilçe-mahalle-köy, ehliyet bilgileri, acil durumda iletişim kurulacak yakının adı, soyadı, telefon numarası, aile durum bildirimi, evliyse eşi ve çocuklarının kimlik bilgileri,

İletişim Verisi:  Telefon numarası, e-posta adresi, adres, ikametgâh belgesi

Özlük Verisi: Bordro bilgileri, İşe Giriş İşten Çıkış belgeleri, Özgeçmiş bilgileri, Şirket içi sicil numarası, kıdem yılı, çalışma ve vardiya saatleri, kime bağlı çalıştığı bilgisi, puantaj kaydı, çalıştığı birim, performans puanı, tutanak ve savunma yazıları,  eksik ve fazla çalışma bilgileri, görev tanımı

Finansal Veri:    Banka hesap bilgileri, maaş tutarı,   çalışan tarafından yapılan masraf tutarı ve detayı, icmal dosyası (vergi, SGK ve icra dosyası gibi bütün kesintilerin gösterildiği dosya), BES prim kesintisi sigorta primine esas kazanç tutarı, icra ödeme emrinde Çalışanın borçlu olduğu tutar, icra dosyası taksit tutarı

Mesleki Deneyim Verisi: Diploma fotokopisi, sertifika bilgileri, mesleki yeterlilik sertifikası, alınan eğitimlerin sertifikaları

Görsel ve İşitsel Veri:     Kamera kaydı, fotoğraf

Diğer :   Askerlik belgesi, SGK hizmet dökümü, SGK sicil numarası, araç bilgileri, imza, izin bilgileri,

Özel Nitelikli Kişisel Veri:             İzin nedeni olarak sağlık durumu, adli sicil kaydı, engellilik durumu, kimlik fotokopisi, kan grubu , özgeçmiş içinde yer alabilecek özel nitelikli kişisel veriler, askerlik durumu ile ilgili özel nitelikli kişisel veriler, evliyse eşi ve çocuklarının bilgileri, sağlık raporu, iş kazası olması halinde kazaya ilişkin sağlık verileri, akciğer grafisi, solunum fonksiyon testi, tam görme raporu, tetanos aşı kartı, işitme testi, hemogram ve bulaşıcı hastalık taşıyıp taşımadığına dair yapılan kan tahlili, son 6 aylık kullandığı ilaç dökümü, işe giriş periyodik kontrolü

KİŞİSEL VERİLERİNİZ NE ŞEKİLDE VE HANGİ SEBEPLERLE İŞLENİYOR VE KORUNUYOR

İşveren olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş akdinin ifası, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve Şirket’in meşru menfaati gereği sizden talep ettiğimiz kişisel verilerinizi, sizin bize sözlü, fiziksel veya elektronik olarak iletmeniz suretiyle; referans kişisi göstermeniz halinde bu kişilerden bilgi almak veya başvurunuz öncesi çalıştığınız işyerinin temsilcilerinden bilgi almak suretiyle Şirket’in meşru menfaati gereği ve size karşı hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek adına işe giriş çıkışlarınıza dair verileri bu süreci yönetirken kullandığımız cihazlar yoluyla; Şirket’in işyeri güvenliği sağlamaya yönelik hukuki yükümlülüğü ve meşru menfaati gereği, Ofise ve depoya yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla; kanunlarda öngörülmesi nedeniyle ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için sağlık verilerinizi işyeri hekimimizin hazırladığı raporlar aracılığıyla, SGK sisteminden görüntülenmesi yoluyla ve sizin fiziksel veya elektronik olarak iletmeniz suretiyle; hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek için bize iletilen hukuki belge ve tebligatlar vasıtasıyla kişisel verilerinizi işliyor ve koruyoruz.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirket tarafından kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen amaç ve hukuki sebeplerle sınırlı ve ölçülü olacak şekilde Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nu ile ilgili diğer mevzuatlarda öngörülen esaslara uygun olarak işlenebilir. Ayrıca, kişisel verilerin, Kişisel Verileri Koruma Kanunu madde 5/2’deki şartların varlığı halinde kişinin açık rızası olmaksızın işlenmesi mümkündür.

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi;

İş sözleşmelerinin takibi,

Çalışanlara sağlanan yan hakların ve menfaatlerin planlanması ve takibi,

Çalışanların ücret yönetimi ve prim süreçlerinin planlanması ve takibi,

Çalışanların performans kriterlerinin belirlenmesi ve takibi,

Çalışanların atama, terfi ve işten ayrılma kararlarının uygulanması ve ilgili duyuruların yapılması,

Çalışanların şirkete bağlılığının ölçülmesi,

Çalışanların kariyer gelişimi, eğitim ve yönetim yetenek faaliyetlerinin planlanması ve bu yönde destek olunması,

Çalışanların haftalık, yıllık ve idari izinlerin planlanması ve takibi,

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek,

Çalışan özlük dosyasının oluşturulması,

Çalışanların İşe giriş ve işten çıkış süreçlerinin yönetilmesi ve planlanması,

Çalışanlara Mesleki ve Sağlık, Emniyet eğitimlerinin planlanması ve süreçlerin yürütülmesi,

Çalışanların yan hak ve menfaatlerin korunması,

Çalışanların iş kazaları ve iş güvenliği konusunda eğitilmesi ve destek olunması,

Çalışanları çeşitli Kalite Yönetim sistemleri konusunda eğitilmesi ve ifası konusunda destek olunması,

Şirket’ in  6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca yükümlülüklerini yerine getirmesi,

Mevzuat, Kanun ve ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirme,

Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla,

Ofis ve deponun güvenliğinin ve kontrolünün sağlanması,

Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması,

Çalışanların işe yetkinliğinin belgelenmesi,

Çalışanların işe adaptasyonlarının sağlanması,

Şirket içi ve dışı iletişimlerin sağlanması,

Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması,

Acil durumlarda ilgili kişilerle iletişim sağlanması,

Çalışanların birbirleriyle ve iş ortaklarıyla elektronik ortamlarda yaptıkları yazışmaların kayıt altına alınması,

Şirket tarafından sağlanan araçların takibi kayıt altında tutmak,

Çalışanları Güvenlik kamerası görüntüleriyle izlemek, yaşanan kazaları yorumlamak ve daha sonra oluşabilecek kazalardan korumak,

Çalışanların şirket merkezine giriş-çıkışlarını kayıt altına alarak, olası bir tehlikede merkez olan veya olmayanların listesini oluşturmak,

Amaçları ile işlenmekte ve korunmaktadır.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve her halde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Serbest Bölgeler Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümlerinin izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Serbest Bölge Genel Müdürlüğü, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir. Örneğin; çalışanların kişisel verileri işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır. Kişisel verileriniz, Şirket’in hizmet sunduğu şirketler, Şirket’in birlikte çalıştığı hukuk bürosu, mali müşavir ve denetçiler ile mahkemeler ve Şirketin ticari, idari veya sözleşme ilişkisi içinde bulunduğu kurumlar gibi üçüncü kişilerle ve şirket pay sahipleri ve diğer grup şirketler ve iştiraklerle paylaşılabilir.

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Şirket faaliyetlerimizi ve idaresini yürütürken kullandığımız web sitesi sunucumuz ve Microsoft Office programları, programın yeterli koruması olan veya olmayan ülkelerde bulunan bulut sunucusunda (Office 365) ayrıca yedeklenmekte ve bu kişisel verilerin kaybolmasını engellemek adına mıcrosoft Office 365 ve web sitesi sunucumuz bünyesindeki dosyalar yeterli koruması olan veya olmayan ülkelerde bulunan buluttan buluta yedekleme sisteminde yedeklenmekte ve böylece kişisel verilerin bulut sunucusuna aktarımı gerçekleşmektedir.

Şirket belgelerimizi kaydetmek ve departmanlar arası rahatça ulaşabilmek adına kullandığımız

e-posta sunucumuz, veri saklama odaklı bulut sunucusunda tutulmakta ve böylece e-posta sunucumuz üzerine kaydedilen dosyalar bakımından bulut sunucusuna kişisel veri aktarımı gerçekleşmektedir.

Faaliyetlerimiz çerçevesinde ürettiğimiz, elde ettiğimiz ve edindiğimiz bilgi, belge, dosya vb. kayıtların muhafazası hizmetini sağlayan uygulamaların ve veri tabanlarının yeterli koruması olan veya olmayan yabancı ülkelerde bulunan sunucularına aktarabilmekteyiz.

HAKLARINIZ

KVKK’nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili;

Şirket’in hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğini öğrenmek, eğer işlemişse, buna ilişkin bilgi talep etmek,

Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenmek,

Kişisel verilerin yurt içi veya yurt dışına aktarılıp aktarılmadığı ve kimlere aktarıldığını öğrenme

haklarına sahipsiniz.

Ayrıca, Şirket’ten yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve verilerinin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep etme hakkınız vardır.

Kişisel verilerinizin KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) Şirketten talep edebilirsiniz. Aynı zamanda verilerin aktarıldığı veya aktarılabileceği 3. kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.

Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.

Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu kvkk@tora.com.tr e-posta adresine, veya merkez adresimiz olan, 15 Temmuz Mah. 1468 Sok. No:5 Güneşli-Bağcılar/İSTANBUL adresini kullanmak suretiyle Şirketimize teslim etmeniz gerekmektedir. Şirket tarafından talebinizin mahiyetine ve başvuru yönteminize göre Şirket tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) istenebilir. Örneğin Şirkette kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde Şirkette kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.